Informativa privacy per un chatbot: cosa scrivere

Un chatbot sul sito raccoglie domande, nomi, numeri di telefono e a volte dettagli molto personali, scritti da clienti che non pensano alla privacy mentre chiedono un appuntamento. Per questo serve un'informativa costruita sul chatbot, non la pagina privacy generica copiata anni fa.

Ci sono due livelli: l'avviso breve dentro la chat, che dice subito con chi si sta parlando, e l'informativa completa, raggiungibile con un link. Questa pagina indica cosa mettere in entrambi. Il testo definitivo va controllato dal tuo consulente privacy.

Cosa dice la norma

L'informativa privacy deriva dal GDPR, che la legge italiana richiama espressamente, per esempio citando l'informativa all'interessato dell'articolo 13 del regolamento (UE) 2016/679 ¹. La legge 132/2025 aggiunge che le informazioni sui trattamenti legati all'AI vanno date con linguaggio chiaro e semplice, perché le persone conoscano i rischi e possano opporsi al trattamento dei propri dati ¹.

Il regolamento europeo sull'AI chiede in più che chi interagisce con un sistema di AI venga informato, al più tardi alla prima interazione, salvo che sia evidente dal contesto ².

Nell'informativa di un chatbot di solito servono: chi è il titolare, quali dati raccoglie la chat, per quali scopi e su quale base, quale fornitore di AI elabora le conversazioni e dove, per quanto tempo restano conservate, se servono ad addestrare modelli, come esercitare i diritti. Sulla conservazione i fornitori hanno regole diverse: per esempio OpenAI dichiara di conservare i dati inviati via API fino a 30 giorni per il controllo degli abusi ³.

A chi si applica

• Chi pubblica un chatbot o un assistente vocale su sito, WhatsApp o altri canali.
• Chi usa il chatbot per raccogliere contatti, prenotazioni o richieste di preventivo.
• Studi professionali e sanitari, dove nelle chat possono finire dati delicati.

Da quando

L'informativa va pronta prima che il chatbot raccolga il primo dato. L'avviso che si sta parlando con un'AI è obbligatorio per le regole di trasparenza dal 2 agosto 2026 ². Rivedi entrambi quando cambi fornitore, aggiungi funzioni o colleghi il chatbot ad altri sistemi.

Cosa fare in pratica

1. Scrivi nel primo messaggio della chat che si sta parlando con un assistente automatico e come contattare una persona.
2. Metti accanto alla chat un link all'informativa specifica del chatbot.
3. Chiedi al fornitore dove sono elaborate le conversazioni, per quanto sono conservate e se servono all'addestramento.
4. Raccogli solo i dati necessari: se basta un'email, non chiedere anche indirizzo e data di nascita.
5. Indica come chiedere la cancellazione delle conversazioni e chi risponde.
6. Fai rivedere il testo al consulente privacy prima della messa online.

Gli errori da evitare

• Rimandare alla privacy policy generale del sito, che non nomina il chatbot.
• Non sapere dove il fornitore conserva le conversazioni.
• Lasciare che il chatbot chieda dati sanitari o documenti senza un motivo.
• Scrivere l'informativa in linguaggio legale che nessuno capisce.

Le altre norme spiegate senza burocratese sono in Regole.