Per quanto restano salvate le conversazioni con l'AI

Ogni volta che qualcuno in azienda incolla un contratto in un assistente o carica un foglio di calcolo, quel contenuto finisce sui server di un fornitore. La domanda non è solo se servirà ad addestrare i modelli, ma anche per quanto tempo resterà lì e chi potrà vederlo.

Le regole cambiano molto tra fornitori e soprattutto tra piani per privati e piani aziendali, e cambiano nel tempo. Questa pagina raccoglie quanto dichiarano i principali fornitori nelle loro pagine ufficiali e spiega cosa decidere in azienda. Le condizioni vanno ricontrollate periodicamente: quelle riportate qui potrebbero essere cambiate.

Cosa dice la norma

Il GDPR chiede di conservare i dati personali solo per il tempo necessario allo scopo, e questo vale anche per le conversazioni con un assistente che contengono dati di clienti o dipendenti. Se usi uno strumento esterno, una parte della conservazione è decisa dal fornitore, e devi conoscerla.

Anthropic dichiara che, per i piani per privati, dal 28 agosto 2025 le chat possono essere usate per migliorare i modelli se l'impostazione è attiva, con conservazione fino a 5 anni, e di 30 giorni se è spenta ¹. Google dichiara che nell'app Gemini, con l'attività attiva, le conversazioni vengono cancellate in automatico dopo 18 mesi e possono essere lette da revisori umani ³. Microsoft indica una conservazione predefinita di 18 mesi per Copilot personale ⁴. OpenAI dichiara che i dati inviati tramite API possono restare nei log di controllo degli abusi fino a 30 giorni ⁵.

Nei piani aziendali il quadro cambia: per Google Workspace la conservazione la decide l'amministratore ².

A chi si applica

• Imprese i cui dipendenti usano assistenti di AI, con account aziendali o personali.
• Chi integra modelli di AI nei propri software tramite API.
• Studi professionali che trattano documenti riservati dei clienti.

Da quando

Le impostazioni di conservazione vanno decise prima di distribuire lo strumento al personale. Le condizioni dei fornitori cambiano: per esempio Anthropic ha modificato le regole per i piani privati dal 28 agosto 2025 ¹. Ricontrolla almeno a ogni rinnovo e quando ricevi una comunicazione di aggiornamento delle condizioni.

Cosa fare in pratica

1. Fai l'elenco degli assistenti usati in azienda e del piano di ciascuno.
2. Porta il lavoro sui piani aziendali, dove la conservazione si governa dalla console di amministrazione.
3. Se restano account personali, spegni l'uso dei dati per migliorare i modelli e la cronologia quando non serve.
4. Stabilisci un periodo di conservazione coerente con lo scopo e impostalo dove possibile.
5. Scrivi nella regola interna quali dati non vanno mai inseriti, qualunque sia il piano.
6. Annota nel registro dei trattamenti gli strumenti di AI e le loro regole di conservazione.

Gli errori da evitare

• Credere che cancellare una chat dalla propria cronologia la cancelli subito ovunque.
• Lasciare ai dipendenti la scelta delle impostazioni sugli account personali.
• Leggere le condizioni una volta e non controllarle più.
• Confondere l'addestramento dei modelli con la conservazione: sono due impostazioni diverse.

Le altre norme spiegate senza burocratese sono in Regole.