Microsoft 365 Copilot o ChatGPT: cosa scegliere

Roberto guida l'ufficio acquisti di un'azienda di macchine agricole. Tutto passa da Outlook, Excel e Teams. In azienda girano due nomi: Copilot e ChatGPT, e c'è chi pensa che siano la stessa cosa. Non lo sono, e anche dentro Microsoft "Copilot" indica prodotti con regole diverse sui dati. Prima di scegliere conviene chiarire i nomi, poi guardare dove nascono i lavori e quanto costa estendere l'assistente a tutto l'ufficio.

Un nome, più prodotti

Microsoft 365 Copilot è l'assistente per le aziende che lavora dentro Word, Excel, Outlook e Teams, con l'account aziendale. Il Copilot gratuito o personale è un'altra cosa: un assistente per i privati, con regole sui dati pensate per i consumatori ². Quando un collega dice "uso Copilot", chiedigli con quale account entra. La risposta cambia tutto quello che leggi nella sezione seguente.

Dati e privacy

Per Microsoft 365 Copilot, Microsoft dichiara che i prompt, le risposte e i contenuti letti dai documenti dell'azienda non vengono usati per addestrare i modelli ¹.

Per il Copilot personale la regola è opposta: Microsoft dichiara di usare le conversazioni per l'addestramento, salvo alcune categorie di utenti e chi ha scelto di uscire ². Tra gli esclusi ci sono gli account aziendali e chi è abbonato a Microsoft 365 Personal o Family ². Le conversazioni, per impostazione predefinita, si conservano 18 mesi ².

Per OpenAI, la regola ufficiale che abbiamo letto riguarda le API: i dati non addestrano i modelli, salvo tua scelta ³. Per ChatGPT controlla le impostazioni dei dati dell'account che usi. Il quadro completo dei quattro fornitori è nella guida su cosa fanno con i dati della tua azienda.

Cosa fa meglio ciascuno

Il vantaggio di Copilot aziendale è la posizione: sta dove sono già le mail, i fogli e le riunioni. Per riassumere un thread di Outlook o preparare la bozza di un documento partendo da file già in azienda, evita molti passaggi.

ChatGPT dà il meglio come banco di lavoro separato: carichi i file che servono, fai domande, ripeti. Per lavori che non nascono dentro Office, come preparare una trattativa o studiare un mercato, molte persone lo trovano più diretto. Non è una regola: è il motivo per cui conviene far provare entrambi ai ruoli che li useranno di più.

Costi e adozione

Copilot aziendale si attiva sulle licenze Microsoft 365: verifica con chi gestisce il contratto quali piani lo includono e a che prezzo, perché l'offerta cambia nel tempo. ChatGPT si compra a parte, per persona, mentre il listino a token delle API serve solo se colleghi il modello a un software ⁴.

In un ufficio come quello di Roberto conviene partire da un gruppo pilota di poche persone, misurare per un mese quante volte usano l'assistente e per cosa, e solo dopo estendere le licenze.

Prima del pilota c'è un lavoro che molti saltano: mettere ordine nelle autorizzazioni di SharePoint e delle cartelle condivise. Un assistente che lavora sui documenti a cui l'utente ha accesso rende visibili anche gli errori di condivisione fatti anni fa. Meglio scoprirli con una verifica fatta da voi che con la domanda sbagliata di un collega. Il gruppo pilota serve anche a scrivere la regola d'uso interna: cosa si chiede a Copilot, cosa si chiede a ChatGPT, cosa non si chiede a nessuno dei due.

Il verdetto

Per un'azienda che vive su Microsoft 365 e vuole un assistente dentro gli strumenti di tutti i giorni, Copilot aziendale è la scelta più lineare, anche per l'amministrazione degli account. ChatGPT ha senso per chi fa molti lavori fuori da Office e lo usa già con risultati. La scelta da evitare è la terza: lasciare che ognuno usi la versione personale di uno dei due.

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