Microsoft 365 Copilot o Gemini in Google Workspace

Elena ha aperto da poco una società di servizi con una dozzina di persone e deve ancora scegliere la suite d'ufficio. Un'azienda più grande, invece, ha anni di file su una piattaforma e si chiede se l'assistente dell'altra sia migliore. Sono due situazioni molto diverse. Per chi parte da zero, l'assistente AI può essere uno dei criteri di scelta della suite. Per chi ha già una storia, quasi mai vale la fatica di migrare. Vediamo cosa guardare in entrambi i casi.

La regola d'oro: segui i tuoi file

Un assistente dentro la suite rende di più quando i documenti, le mail e i calendari stanno già lì. Copilot lavora dentro Word, Excel, Outlook e Teams; Gemini dentro Gmail, Documenti, Fogli e Drive. Se i file sono da una parte, l'assistente dell'altra dovrebbe raggiungerli attraverso collegamenti, esportazioni o copie, e la comodità che giustificava la scelta sparisce.

Migrare una suite costa: account, archivi di posta, permessi delle cartelle, abitudini del personale. Raramente il guadagno dell'assistente compensa questo lavoro. Per chi parte da zero, come Elena, il discorso è diverso: puoi scegliere la suite anche in base a come ti trovi con il suo assistente.

Le regole sui dati aziendali

Sul lato Microsoft, la documentazione ufficiale dichiara che prompt, risposte e contenuti letti dai file dell'organizzazione non servono ad addestrare i modelli ¹. Sul lato Google, i dati del cliente Workspace non vengono usati per l'addestramento senza il suo permesso e non passano da revisori umani ²; la durata della conservazione delle conversazioni la sceglie l'amministratore ².

Su questo punto le due offerte aziendali si somigliano. La differenza vera sta tra account aziendale e account personale: sia il Copilot per i privati ³ sia l'app Gemini personale ⁴ hanno regole diverse e meno protettive per i dati di lavoro.

Cosa provare prima di decidere

Se parti da zero, prendi una prova di entrambe le suite, se disponibile, e fai fare a due colleghi le stesse cose per una settimana: scrivere una proposta commerciale, riassumere una riunione, ricavare un grafico da un foglio di calcolo. Guarda quanto lavoro resta da fare a mano dopo l'assistente, non quanto è brillante la prima risposta.

Se hai già una suite, la prova è un'altra: misura quanto viene usato l'assistente che hai già, o che puoi attivare. Se dopo un mese lo usano in pochi, il problema non è il prodotto ma la formazione, e cambiare marchio non lo risolve.

Costi e amministrazione

Entrambe le offerte si legano alle licenze della suite, con piani e supplementi che cambiano nel tempo: leggi l'offerta attuale nella console di amministrazione o chiedila al rivenditore. Dal punto di vista della gestione, avere l'assistente nella stessa piattaforma degli account significa un solo pannello per attivarlo, toglierlo a chi lascia l'azienda e decidere quanto a lungo restano le conversazioni. Per una PMI senza un reparto informatico, questo vale quanto la qualità delle risposte.

Un ultimo consiglio pratico: prima di attivare l'assistente per tutti, nomina una persona che lo segua per i primi mesi. Raccoglie le domande dei colleghi, annota gli usi che funzionano e quelli che fanno perdere tempo, e propone la regola interna su cosa si può chiedere all'assistente. Senza questo ruolo, anche lo strumento migliore resta una funzione che pochi trovano e quasi nessuno usa.

Il verdetto

Se hai già Microsoft 365, attiva e prova Copilot aziendale; se hai già Google Workspace, fai lo stesso con Gemini. Cambiare suite per l'assistente è una scelta che conviene di rado. Se invece stai scegliendo la suite oggi, metti l'assistente nella lista dei criteri accanto a costo, abitudini del personale e compatibilità con i file dei tuoi clienti.

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