Scrivere formule Excel e Fogli Google con l'AI

Molte persone in azienda usano Excel ogni giorno ma si fermano davanti alle formule più complicate: cercare un valore in un'altra tabella, sommare con più condizioni, gestire gli errori, estrarre una parte di testo. Si finisce a copiare valori a mano o a chiedere sempre allo stesso collega.

L'AI è un ottimo aiuto per questo compito, perché le formule sono un linguaggio preciso e i modelli lo conoscono bene. Il trucco è descrivere il problema come lo descriveresti a un collega esperto: dove stanno i dati, cosa vuoi ottenere, cosa deve succedere nei casi strani. E poi verificare, perché una formula sbagliata non dà errore, dà un numero sbagliato.

I passi

1. Indica lo strumento: Excel con Microsoft 365, una versione più vecchia o Fogli Google. Alcune funzioni, come CERCA.X o FILTRO, non esistono ovunque.
2. Specifica la lingua delle funzioni e il separatore: in Excel italiano si scrive CERCA.VERT e si separano gli argomenti con il punto e virgola, in inglese VLOOKUP con la virgola.
3. Descrivi i dati con i nomi reali di fogli e colonne e un paio di righe di esempio inventate, senza incollare dati veri di clienti.
4. Spiega il risultato voluto e i casi limite: cosa deve comparire se il codice non si trova, se la cella è vuota, se ci sono duplicati.
5. Chiedi la formula insieme a una spiegazione passo per passo. Se non la capisci, chiedi una versione più semplice, magari divisa in colonne di appoggio.
6. Provala su righe di cui conosci il risultato, poi estendila. Se qualcosa non torna, incolla all'AI la formula e il valore ottenuto: spesso trova subito il problema.

Gli strumenti

• Copilot in Excel, che suggerisce formule partendo da una richiesta in linguaggio naturale dentro il file.
• Gemini in Fogli Google, con funzioni simili per chi lavora in Google Workspace.
• ChatGPT, Claude o Gemini fuori dal foglio, utili anche per spiegare formule ereditate da altri.
• La guida delle funzioni di Microsoft e di Google, per verificare sintassi e disponibilità di una funzione.

Quanto tempo serve

Una formula media si ottiene e si prova in qualche minuto. Le formule più complesse, con molte condizioni, richiedono qualche giro di correzioni. Il tempo risparmiato vero si vede dopo, quando il foglio fa da solo ciò che prima si faceva a mano.

I rischi e come evitarli

• Formule che funzionano sulle righe di prova ma non su tutte, ad esempio per spazi in più o numeri salvati come testo: controlla anche i casi strani.
• Funzioni non disponibili nella tua versione: indica sempre lo strumento esatto.
• Fogli diventati incomprensibili per i colleghi: aggiungi una nota che spiega cosa fanno le formule più complesse.
• Dati reali di clienti o dipendenti incollati nella chat: per farsi scrivere una formula bastano esempi inventati.

Un esempio

In un'azienda di ricambi per macchine tessili, Daniela doveva riportare nel foglio ordini il prezzo di listino di ogni codice, preso da un altro foglio, applicando lo sconto del cliente. Lo faceva copiando a mano. Ha descritto all'AI i due fogli e le regole di sconto, indicando Excel in italiano. Ha ottenuto una formula con CERCA.X e SE.ERRORE, l'ha provata su codici noti e ora il foglio si aggiorna da solo.

Altri compiti spiegati passo per passo sono in Compiti con l'AI.