Preparare un preventivo con l'AI, prezzi sotto controllo

Un preventivo che arriva tardi spesso è un preventivo perso. Eppure in molte aziende ogni offerta parte da zero: si rilegge la mail del cliente, si cercano i codici nel listino, si copia un vecchio documento e si cambia tutto a mano, sperando di non dimenticare una riga.

L'AI aiuta nelle parti lente e ripetitive: capire cosa chiede il cliente quando lo scrive in modo confuso, trovare le voci giuste, scrivere la parte descrittiva. La parte economica invece resta ai tuoi strumenti di calcolo. Un modello linguistico non è una calcolatrice affidabile, e un errore di prezzo in un'offerta firmata costa caro.

I passi

1. Metti in ordine le basi: listino aggiornato in un foglio, condizioni generali di vendita, un modello di preventivo con le sezioni fisse (oggetto, voci, tempi, pagamento, validità).
2. Raccogli alcuni preventivi ben fatti degli ultimi mesi, insieme alla richiesta che li aveva originati. Mostrano all'AI come traduci le parole del cliente in voci di listino.
3. Quando arriva una richiesta, falla leggere all'AI e chiedile un elenco strutturato: prodotti o servizi, quantità, luogo, scadenze, dubbi da chiarire con il cliente.
4. Passa quell'elenco al foglio prezzi o al gestionale, che calcola importi e totali con le regole che già usi. Se manca un'informazione, prima chiedila al cliente.
5. Fai scrivere all'AI le parti di testo: introduzione, descrizione della soluzione, note tecniche. Poi rileggi tutto il documento come lo leggerebbe il cliente.
6. Salva ogni preventivo inviato con la richiesta originale. Con il tempo diventa l'archivio da cui l'AI impara le tue scelte.

Gli strumenti

• ChatGPT o Claude con un progetto che contiene listino, condizioni ed esempi, per lavorare una richiesta alla volta.
• Il gestionale o il CRM per numerazione, calcoli e archivio: molti hanno modelli di offerta già pronti da riempire.
• Excel o Fogli Google con le formule di prezzo, sconti e trasporto, che restano la fonte dei numeri.
• Un'automazione con Make o n8n che dalla mail crea la bozza nel gestionale, quando le richieste sono tante e simili.

Quanto tempo serve

Preparare listino, modello ed esempi richiede un paio di giornate, di più se il listino oggi vive in vari file diversi. Dopo, una richiesta standard si trasforma in bozza in pochi minuti, e il tempo si sposta sulla verifica e sul contatto con il cliente.

I rischi e come evitarli

• Prezzi o sconti inventati dall'AI: non lasciarle mai calcolare importi finali, falli venire dal foglio o dal gestionale.
• Condizioni promesse per sbaglio, come consegne rapide o garanzie estese: tieni un elenco di cosa la bozza non può includere.
• Listino non aggiornato nel progetto dell'assistente: quando cambi prezzi, sostituisci anche il file caricato.
• Dati riservati su margini e costi caricati in strumenti non aziendali: separa il listino di vendita da quello interno.

Un esempio

Un'azienda di serramenti riceve richieste scritte nei modi più vari: misure in centimetri e in metri, foto, descrizioni a parole. Sara faceva un preventivo in una mezza mattina. Ora l'AI legge la richiesta e prepara l'elenco delle finestre con tipo, misure e note, segnalando cosa manca. Il foglio calcola i prezzi, l'AI scrive la parte descrittiva, Sara controlla e invia in giornata.

Altri compiti spiegati passo per passo sono in Compiti con l'AI.