Confrontare i preventivi dei fornitori con l'AI

Tre fornitori, tre preventivi, tre formati diversi. Uno indica il prezzo con trasporto incluso, uno lo aggiunge a parte in fondo, il terzo mette l'installazione come opzione. Confrontarli richiede di rileggere tutto più volte con un foglio accanto, e spesso si finisce per guardare solo il totale.

L'AI è molto utile proprio per questo lavoro di estrazione e allineamento. Legge PDF, mail e foto di documenti, trova le stesse informazioni in posti diversi e le mette in colonne confrontabili. Soprattutto, segnala ciò che manca: un preventivo che non dice nulla sulla garanzia è un'informazione importante quanto il prezzo.

I passi

1. Prima di chiedere i preventivi, scrivi cosa ti serve con quantità e caratteristiche: così i fornitori rispondono alla stessa domanda.
2. Decidi le voci di confronto: prezzo unitario e totale, cosa è incluso, consegna, tempi, condizioni di pagamento, garanzia, validità dell'offerta.
3. Carica tutti i preventivi in un assistente aziendale e chiedi una tabella con quelle voci, una colonna per fornitore.
4. Chiedi esplicitamente di segnalare le informazioni assenti e le condizioni insolite, con il punto del documento in cui compaiono.
5. Ricontrolla sui documenti originali le cifre e le clausole che pesano sulla decisione.
6. Usa la tabella per chiedere chiarimenti ai fornitori e per negoziare, poi salva il confronto insieme all'offerta scelta.

Gli strumenti

• Claude, ChatGPT o Gemini in versione aziendale, per leggere i preventivi e costruire la tabella.
• Excel o Google Fogli per il confronto finale e i calcoli sul costo complessivo.
• Un'automazione con Make, Zapier o n8n se ricevi molti preventivi via mail e vuoi raccoglierli in un unico posto.

Quanto tempo serve

Con preventivi già raccolti, la tabella si ottiene in pochi minuti. Il controllo sulle cifre chiave e la preparazione delle domande ai fornitori richiedono una mezz'ora di attenzione, molto meno della rilettura completa di ogni documento.

I rischi e come evitarli

• Cifre lette male, soprattutto da scansioni o foto: verifica sempre prezzi e quantità sull'originale.
• Confronti falsati da voci incluse in un'offerta e non in un'altra: chiedi all'AI di indicare cosa manca, non di stimarlo.
• Scegliere solo sul prezzo: tempi, assistenza e affidabilità del fornitore contano quanto il totale.
• Condividere i preventivi di un fornitore con un altro, anche per errore, inviando la tabella completa.

Un esempio

Una cooperativa sociale deve rinnovare le attrezzature della cucina del centro diurno. Arrivano tre offerte: una in PDF, una nel corpo della mail, una fotografata. Valentina le carica nell'assistente e ottiene una tabella in cui risulta che solo un fornitore include smontaggio del vecchio impianto e formazione del personale. Chiede agli altri due di quotare le stesse voci e confronta di nuovo.

Altri compiti spiegati passo per passo sono in Compiti con l'AI.