Fireflies o Copilot in Teams per i verbali

Giulia è la responsabile di un'azienda di serramenti con riunioni settimanali su Teams con fornitori e cantieri. Oggi qualcuno scrive il verbale a mano, a volte lo dimentica. Vuole uno strumento che trascriva e riassuma. Ne ha trovati due: Fireflies, un servizio specializzato, e Copilot dentro Teams. La differenza sta meno nella qualità del riassunto che in chi vede la registrazione, chi ha dato il consenso e quanto costa averlo per tutta la squadra. Si può deciderlo con pochi dati e una prova di due settimane.

Per chi è ciascuno

• Copilot in Teams: se le riunioni sono già su Teams e l'amministratore Microsoft vuole un solo pannello di controllo.
• Fireflies: se le riunioni passano da piattaforme diverse o se vuoi provare con un piano gratuito.
• Nessuno dei due, per ora: se le riunioni trattano dati delicati e non hai ancora deciso chi può registrare.

Quanto costano, letti sulle pagine ufficiali

Prezzi letti il 9 ottobre 2026 ^{1, 4}. Il listino italiano di Microsoft per Copilot Business mostra 15,60 euro al mese a utente con impegno annuale, un prezzo promozionale valido fino al 31 dicembre 2026, mentre il prezzo di partenza indicato era 18,20 euro ⁴. Con pagamento mensile sono 21,84 euro ⁴. I prezzi sono IVA esclusa ⁴ e Copilot richiede una licenza Microsoft 365 qualificata separata ⁴. Questi sono i dati del piano Business; altri piani Copilot non li abbiamo letti.

Fireflies pubblica i prezzi in dollari. Il piano gratuito offre trascrizione e riassunti illimitati con 400 minuti di spazio condiviso ¹. Pro costa 10 dollari a postazione al mese con pagamento annuale e ha 8.000 minuti di spazio per postazione ¹. Business costa 19 dollari e ha spazio illimitato ¹. Enterprise costa 39 dollari ¹. La registrazione di una singola riunione ha un limite di due ore su Free e Pro, tre su Business e quattro su Enterprise ¹. Non abbiamo trovato su una pagina ufficiale aperta il prezzo con pagamento mensile.

Dove restano i dati

Per Copilot, Microsoft dichiara che prompt, risposte e dati letti tramite Microsoft Graph non servono ad addestrare i modelli di base ⁷. Dichiara anche conformità al GDPR e al confine dei dati dell'Unione Europea ⁷. Le interazioni con Copilot si conservano con le regole della tua organizzazione, e l'amministratore può impostare la conservazione ⁷.

Fireflies dichiara di non addestrare sui dati degli utenti per impostazione predefinita, una conservazione di zero giorni presso i fornitori e le certificazioni SOC 2 Type II e GDPR ². Dichiara anche la cifratura AES a 256 bit per note e trascrizioni a riposo ². Sul luogo di conservazione dei dati la pagina non dà dettagli per l'Europa e parla di archiviazione privata sul piano Enterprise ². La differenza pratica è dove stanno i verbali: con Copilot restano nell'ambiente Microsoft della tua azienda, con Fireflies in un servizio in più da inserire nel registro dei fornitori che trattano dati.

Il consenso dei partecipanti, la parte che molti saltano

Su Teams esiste un controllo ufficiale. L'amministratore può richiedere che i partecipanti accettino la registrazione e la trascrizione: i partecipanti vengono silenziati e, quando vogliono parlare o accendere la telecamera, devono rispondere Sì o No ⁶. Chi risponde No ha un'esperienza di sola visione ⁶. Il valore predefinito però è spento: i partecipanti non ricevono la richiesta e sono inclusi in registrazioni e trascrizioni ⁶. Se vuoi il consenso esplicito, devi accenderlo tu.

Copilot in Teams permette anche di usarlo solo durante la riunione: il testo parlato usato per l'assistente non viene salvato dopo la fine ⁵. Se l'organizzatore lo spegne, anche la registrazione e la trascrizione si spengono ⁵. Non è disponibile nelle riunioni con cifratura end-to-end ⁵.

Fireflies è un assistente che entra come partecipante. Il produttore stesso scrive che il bot compare nell'elenco dei partecipanti, che è un avviso reale solo per chi lo guarda, e che avvisare tutti prima di registrare è l'approccio che regge ³. Quindi con Fireflies il consenso è una procedura tua: una frase all'inizio della riunione e una riga nell'invito. Per le implicazioni di legge guarda la guida su GDPR e intelligenza artificiale.

La prova da fare prima di scegliere

Scegli due riunioni ricorrenti, una interna e una con persone esterne, e provale con ciascuno strumento. Controlla tre cose: se le azioni da fare con responsabile e scadenza sono giuste, quanto tempo serve per correggere il verbale, e come hanno reagito gli esterni alla presenza del bot o alla richiesta di consenso. L'ultima domanda è quella che di solito decide: un fornitore che si irrita per il bot è un costo che nessun listino mostra.

Prima di partire scrivi una regola di una pagina: chi può avviare la registrazione, dove si conservano i verbali, per quanto tempo, chi li può leggere. Ne parliamo anche nella guida su come riassumere una riunione con l'AI.

Il verdetto

Se tutta l'azienda vive su Teams e Microsoft 365 e hai già chi amministra i permessi, Copilot è la scelta più semplice da governare, con il consenso esplicito acceso dall'amministratore. Se le riunioni passano da piattaforme diverse o vuoi provare senza spendere, parti dal piano gratuito di Fireflies, sapendo che il consenso e il registro dei fornitori sono compiti tuoi. Con riunioni su dati delicati, scegli prima la regola e solo dopo lo strumento.

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