NotebookLM o ChatGPT per lavorare sui documenti

Federica è responsabile qualità in un'azienda di imballaggi con una quarantina di persone. Ogni mese deve rileggere capitolati dei clienti, schede tecniche e verbali di audit, e vorrebbe un assistente che risponda alle domande indicando da dove prende la risposta. In azienda qualcuno usa già ChatGPT, un collega le ha parlato di NotebookLM. I due strumenti sembrano simili, ma nascono con idee diverse: uno è un archivio di fonti da interrogare, l'altro è un assistente che puoi usare per tutto. Questa pagina mette in fila i criteri che contano e ti dice cosa provare prima di pagare.

Per chi è ciascuno

• NotebookLM: se il lavoro è studiare un gruppo ristretto di documenti, sempre gli stessi, e ritrovare cosa dice ciascuno.
• ChatGPT: se lo stesso strumento deve servire anche per scrivere, ragionare e fare altri compiti, non solo per leggere file.
• Entrambi, per un mese di prova: se non sai ancora quanti dei tuoi compiti sono davvero lavori su documenti.

Due strumenti pensati per cose diverse

NotebookLM ha cambiato nome: le pagine di aiuto di Google oggi lo chiamano Gemini Notebook. Il principio è rimasto quello di un taccuino dentro cui metti le tue fonti e poi fai domande. Ogni taccuino ha un insieme di sorgenti e le risposte si riferiscono a quelle, non al mondo intero. Per chi deve confrontare cinque capitolati o ritrovare una clausola, è una impostazione comoda perché il perimetro è chiaro.

ChatGPT è invece un assistente generale: puoi caricare file, ma lo stesso spazio serve per scrivere una mail, preparare un'analisi o discutere un problema. Il vantaggio è la flessibilità, il rischio è che il perimetro lo tenga tu. Se non dici all'assistente di rispondere solo con quanto c'è nel documento, può mescolare quello che legge con quello che sa in generale. Quando il documento è un contratto, quella mescolanza è proprio ciò che non vuoi.

Limiti dichiarati e cosa significano per un ufficio

Google pubblica i limiti dei piani di Gemini Notebook. Il piano Standard, che richiede un account Gmail, permette 100 taccuini per utente e 50 sorgenti per taccuino ¹. Il piano Plus sale a 200 taccuini e 100 sorgenti, e richiede un abbonamento Google AI Plus ¹; il piano Pro arriva a 500 taccuini e 300 sorgenti, con un abbonamento Google AI Pro ¹. Ogni sorgente può contenere fino a 500.000 parole, oppure pesare fino a 200 MB se la carichi da computer ².

Per Federica 50 sorgenti per taccuino bastano quasi sempre: un taccuino per cliente, con capitolato, schede e verbali. I numeri di ChatGPT per le conversazioni con file e per i messaggi si leggono sulle pagine del prodotto, perché cambiano con il piano e con il modello. Il listino che abbiamo aperto dichiara solo che le quote di messaggi variano per piano e per finestre di cinque ore ⁴: i valori esatti per i documenti conviene verificarli con una prova.

Dati e privacy: conta il tipo di account

Su Gemini Notebook, per gli account di lavoro o di scuola, Google dichiara che i dati sono protetti e non servono ad addestrare il prodotto, salvo il feedback che invii tu ³. Se invii feedback, Google può rivedere l'intero contesto di quella interazione: domande, file caricati e risposte ³. Nei livelli con protezioni di livello enterprise, file, chat e risposte non vengono riviste da persone né usate per migliorare i modelli generativi ³. Quale livello hai dipende dall'edizione di Workspace che paghi.

Per ChatGPT, OpenAI dichiara che nei piani Business, Enterprise ed Edu i dati aziendali non servono ad addestrare i modelli per impostazione predefinita, e che sono cifrati in transito e a riposo ⁵. Per i piani personali non abbiamo potuto aprire la pagina ufficiale sui controlli dei dati: prima di caricare documenti riservati controlla tu, nelle impostazioni dell'account, cosa è acceso. Il quadro generale dei fornitori è nella guida su come ChatGPT, Claude e Gemini usano i dati della tua azienda.

Quanto costa, voce per voce

Sul lato OpenAI, letti il 9 ottobre 2026, i prezzi sono in dollari ⁴: il piano Plus costa 20 dollari al mese, il piano Business 20 dollari per utente al mese con fatturazione annuale e almeno due utenti ⁴. La pagina non indica se i prezzi siano al netto dell'IVA. Per Gemini Notebook la pagina di aiuto che abbiamo letto non riporta prezzi: indica solo quali abbonamenti Google sbloccano i piani Plus e Pro e che le edizioni di Workspace danno accesso a piani qualificati ¹.

Il consiglio pratico è non confrontare i canoni ma i costi di adozione. Se in azienda usate già Google Workspace, chiedi all'amministratore cosa include oggi il vostro piano. Se avete già ChatGPT per tutti, prova prima a creare un progetto con i documenti e a usarlo con una regola chiara: rispondi solo con quanto c'è nei file, cita il punto.

La prova da fare prima di pagare

Scegli un gruppo di cinque documenti veri e già chiusi, per esempio un capitolato e quattro allegati. Prepara dieci domande di cui conosci la risposta: tre su dati precisi, tre che richiedono di collegare due documenti, quattro con una risposta che nei file non c'è. Poni le stesse domande ai due strumenti e segna per ciascuna se la risposta è giusta, se indica la fonte e se ammette di non trovare l'informazione.

Le quattro domande senza risposta sono le più utili: uno strumento che inventa quando non sa è un rischio per chi lavora su contratti. Ripeti la prova con un secondo gruppo di documenti di tipo diverso, per esempio un file molto lungo e uno pieno di tabelle.

Il verdetto

Per un'azienda che lavora spesso sugli stessi gruppi di documenti, come Federica, e che ha già Google Workspace, Gemini Notebook è il punto di partenza più semplice da mettere alla prova. Se invece vuoi un solo strumento per scrivere, analizzare e leggere file, e il team usa già ChatGPT, resta sul piano Business e crea progetti con regole di risposta chiare. Qualunque strada scegli, usa account di lavoro e fai la prova delle dieci domande: la risposta alla domanda senza risposta dice più di qualsiasi elenco di funzioni.

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