Scrivere i solleciti di pagamento con l'AI, con garbo

Chiedere i soldi è una delle attività che si rimandano di più. Si teme di rovinare il rapporto con il cliente, si cerca il tono giusto, si controlla tre volte l'estratto conto. Intanto le fatture invecchiano e incassarle diventa più difficile.

L'AI non risolve il problema dei clienti che non pagano, ma toglie l'imbarazzo della pagina bianca e rende il processo regolare. Con una sequenza di messaggi già pronti e personalizzati, il sollecito parte nei tempi giusti e con il tono adatto a quel cliente: diverso per chi paga sempre e ha dimenticato, e per chi è in ritardo cronico.

I passi

1. Esporta dal gestionale l'elenco delle fatture scadute con cliente, numero, data, importo e storico dei pagamenti.
2. Definisci la sequenza: promemoria cortese, secondo avviso più diretto, comunicazione ferma con richiesta di data certa, passaggio al consulente.
3. Chiedi all'AI i testi base di ogni fase nel tuo tono, chiari su importo e modalità di pagamento.
4. Per ogni cliente fai adattare il testo alla sua situazione: rapporto lungo, ritardi frequenti, contestazioni aperte.
5. Controlla importi e riferimenti prima dell'invio, ed escludi i clienti con cui c'è una trattativa in corso.
6. Registra ogni sollecito inviato e la risposta ricevuta, così la fase successiva parte dal punto giusto.

Gli strumenti

• Il gestionale o il software di fatturazione, molti dei quali hanno già funzioni di promemoria.
• Claude, ChatGPT o Gemini per scrivere e personalizzare i testi.
• Un'automazione con Make, Zapier o n8n per preparare le bozze in posta, da approvare prima dell'invio.

Quanto tempo serve

Impostare sequenza e testi richiede un pomeriggio. Poi ogni giro di solleciti richiede pochi minuti di controllo, invece della mattina persa a scrivere mail una per una.

I rischi e come evitarli

• Importi sbagliati o fatture già pagate sollecitate: irrita il cliente più del ritardo. Controlla sempre lo stato aggiornato.
• Toni troppo aggressivi generati in automatico verso clienti importanti: rileggi i messaggi delle fasi avanzate.
• Minacce di azioni legali che non intendi fare o formulate in modo scorretto: lascia la diffida al professionista.
• Dati dei clienti trattati su strumenti non aziendali.

Un esempio

Un'azienda di stampa digitale aveva crediti scaduti sparsi su molti piccoli clienti. Federica ha impostato tre messaggi con l'AI e una regola: ogni settimana si prepara il giro dei promemoria. Le bozze arrivano in posta già compilate con le fatture di ciascuno, lei controlla e invia. Due clienti abituali hanno pagato subito, scusandosi per la dimenticanza.

Altri compiti spiegati passo per passo sono in Compiti con l'AI.