Analizzare le risposte di un sondaggio con l'AI

Un questionario di soddisfazione ai clienti o un sondaggio interno ai dipendenti produce due tipi di risposte. Quelle chiuse, a scelta multipla o con un voto, si analizzano facilmente con un grafico. Quelle aperte, dove le persone scrivono liberamente, sono spesso le più preziose e le meno lette, perché leggerle tutte e trarne qualcosa richiede tempo.

L'AI è particolarmente brava proprio qui. Legge centinaia di commenti, riconosce i temi ricorrenti anche se espressi con parole diverse, distingue le lodi dalle critiche e trova le frasi che rappresentano meglio ogni tema. Così le risposte aperte diventano informazioni su cui decidere.

I passi

1. Esporta le risposte in un foglio di calcolo e togli nomi, mail e qualsiasi dato che permetta di riconoscere chi ha risposto, soprattutto nei sondaggi interni.
2. Per le domande chiuse usa grafici e tabelle pivot del foglio: sono numeri esatti e non serve un modello linguistico.
3. Per le domande aperte chiedi all'AI di proporre un elenco di temi con una definizione ciascuno, poi rivedilo: unisci, separa, rinomina.
4. Fai assegnare ogni risposta ai temi decisi, con il tono (positivo, negativo, neutro), in una colonna accanto al testo. Così il conteggio lo fa il foglio, non l'AI.
5. Controlla a mano un campione di assegnazioni. Se molte sono sbagliate, migliora le definizioni dei temi e ripeti.
6. Chiedi una sintesi con i temi principali, citazioni rappresentative e differenze tra gruppi, come clienti nuovi e storici. Condividila insieme alle azioni che intendi fare.

Gli strumenti

• Google Moduli o Microsoft Forms per raccogliere le risposte ed esportarle in un foglio.
• ChatGPT, Claude o Gemini, che leggono file di calcolo caricati e restituiscono colonne aggiuntive o tabelle.
• Gemini in Fogli Google o Copilot in Excel, per lavorare direttamente nel file.
• Le tabelle pivot del foglio di calcolo per contare temi e toni per gruppo.

Quanto tempo serve

Un sondaggio con qualche centinaio di risposte si analizza in un pomeriggio, controllo a campione compreso. Il tempo da non risparmiare è quello per decidere i temi e per discutere i risultati con chi deve agire.

I rischi e come evitarli

• Conteggi sbagliati fatti dal modello: falli fare al foglio partendo dalle assegnazioni, che puoi verificare.
• Risposte identificabili nei sondaggi ai dipendenti: anonimizza prima e non mostrare citazioni che rivelano chi le ha scritte.
• Temi decisi dall'AI senza revisione, che nascondono le critiche scomode in categorie generiche: rivedi sempre l'elenco.
• Sintesi che diventa più ottimista dei dati: chiedi esplicitamente di riportare anche le critiche minoritarie ma gravi.

Un esempio

Un'azienda di servizi di manutenzione del verde ha mandato un questionario ai clienti condominiali. Le domande chiuse davano voti buoni, ma i commenti aperti erano tanti e nessuno li aveva letti. L'AI li ha raggruppati in pochi temi: puntualità, pulizia dopo il lavoro, comunicazione degli orari. Il tema più critico era il preavviso degli interventi. Stefano ha introdotto un messaggio il giorno prima di ogni intervento.

Altri compiti spiegati passo per passo sono in Compiti con l'AI.